Podwyżkę czesnego licz od kosztu jednego dziecka (koszty miesięczne minus dotacja, podzielone przez liczbę dzieci), a nie od cennika konkurencji. Sprawdź, ile dzieci musiałoby odejść, żeby podwyżka przestała się opłacać. Ogłaszaj ją z wyprzedzeniem, najlepiej wiosną, ze skutkiem od nowego roku szkolnego, zgodnie z trybem zmiany opłat w umowie z rodzicami. W komunikacie podaj powód, kwotę, datę i to, co rodzina dostaje w zamian.
Dlaczego decyzja o czesnym jest tak trudna?
W publicznym przedszkolu o opłatach decyduje rada gminy. W prywatnym robi to jedna osoba, która zna każdą rodzinę z imienia. Właśnie dlatego tak wiele właścicielek odkłada podwyżkę o rok, a potem o kolejny. Boją się, że rodzice odejdą, że zrobi się nieprzyjemnie w szatni i że konkurencja dwie ulice dalej to wykorzysta.
Odkładanie ma jednak swoją cenę. Koszty wynagrodzeń, wyżywienia i mediów rosną niezależnie od tego, czy cennik się zmienia. Po dwóch–trzech latach bez korekty różnica jest na tyle duża, że trzeba ją nadrobić jedną dużą podwyżką. A duża, nagła zmiana boli rodziców znacznie bardziej niż mała, przewidywalna i dobrze wytłumaczona.
Jak policzyć koszt jednego dziecka?
Zanim zastanowisz się, ile możesz podnieść, sprawdź, ile naprawdę kosztuje Cię jedno dziecko. Wystarczy prosty arkusz:
- Zsumuj wszystkie miesięczne koszty: wynagrodzenia z narzutami (także zastępstwa i premie), najem lub raty, media, wyżywienie, materiały, sprzątanie, księgowość, ubezpieczenia, oprogramowanie, marketing.
- Dolicz koszty roczne podzielone przez 12: remonty, wyposażenie, przeglądy, szkolenia kadry, wydarzenia dla rodzin.
- Odejmij przychody inne niż czesne: dotację z gminy (w przedszkolach niepublicznych zasady jej naliczania określa ustawa o finansowaniu zadań oświatowych), w żłobkach także dofinansowania z programów rządowych.
- Wynik podziel przez średnią liczbę dzieci w roku, nie przez liczbę miejsc.
To, co zostaje między kosztem dziecka a czesnym, to Twoja marża na rozwój, rezerwę i wynagrodzenie dla siebie. Jeśli właścicielka pracuje w placówce, a nie wypłaca sobie pensji, ten koszt też trzeba doliczyć. Inaczej rachunek wygląda lepiej, niż jest naprawdę.
Ile dzieci może odejść, zanim podwyżka przestanie się opłacać?
To najważniejsze pytanie i jednocześnie najrzadziej liczone. Odpowiedź daje prosta tabela. Przykład dla przedszkola z 60 dziećmi i czesnym 1 200 zł miesięcznie:
| Podwyżka | Dodatkowy przychód miesięcznie | Ile dzieci może odejść „na zero” |
|---|---|---|
| +50 zł (ok. 4%) | 3 000 zł | 2–3 dzieci |
| +100 zł (ok. 8%) | 6 000 zł | 4–5 dzieci |
| +150 zł (ok. 12,5%) | 9 000 zł | 6–7 dzieci |
Obliczenie jest uproszczone: odejście dziecka zmniejsza też niektóre koszty (np. wyżywienie), a wolne miejsce można zapełnić z listy oczekujących. Daje jednak realną skalę ryzyka. Jeśli masz listę oczekujących, ryzyko jest mniejsze. Jeśli w grupach są wolne miejsca, każda rezygnacja boli bardziej.
Przy okazji zadaj sobie drugie pytanie: czy podwyżka dotyczy wszystkich, czy tylko nowych rodzin? Wiele placówek wprowadza nowy cennik od kolejnego naboru, a dotychczasowym rodzinom zmienia opłatę łagodniej lub później. To sposób na podniesienie przychodów bez ryzyka rezygnacji w trakcie roku.
Kiedy najlepiej ogłosić podwyżkę?
- Najlepiej: wiosną, ze skutkiem od września. Rodzice podejmują decyzje o kolejnym roku zwykle w okresie naboru i chcą znać koszty z wyprzedzeniem. Podwyżka ogłoszona razem z warunkami na nowy rok jest naturalna.
- Dopuszczalnie: od stycznia, jeśli rośnie płaca minimalna i koszty wynagrodzeń, a umowa przewiduje taki tryb zmiany opłat.
- Najgorzej: z miesiąca na miesiąc, bez uzasadnienia. To najkrótsza droga do utraty zaufania.
Sprawdź umowę z rodzicami. To ona określa, czy i jak możesz zmienić opłatę: z jakim wyprzedzeniem, w jakiej formie i czy rodzicowi przysługuje wtedy prawo wypowiedzenia umowy. Jeśli umowa tego nie reguluje, zmiana opłaty w trakcie jej trwania może wymagać aneksu. W razie wątpliwości warto skonsultować zapisy z prawnikiem, zanim wyślesz list.
Żłobki: jeśli rodziny korzystają ze świadczenia „aktywnie w żłobku” z programu Aktywny Rodzic, przed zmianą opłat sprawdź aktualne warunki programu, bo wpływają na to, ile realnie zapłaci rodzic.
Jak napisać list do rodziców?
Rodzice akceptują podwyżki, które rozumieją. Dobry komunikat jest krótki i zawiera cztery elementy:
- Powód w jednym zdaniu. Np. wzrost wynagrodzeń i kosztów wyżywienia.
- Na co idą pieniądze. Np. utrzymanie tej samej, doświadczonej kadry, którą znają dzieci.
- Kwota i data. Bez owijania w bawełnę i bez procentów, które trzeba przeliczać.
- Zaproszenie do rozmowy. Dla rodzin, które mają wątpliwości lub trudną sytuację.
Kolejność ma znaczenie: najpierw kadra (nauczycielki nie mogą dowiedzieć się o podwyżce od rodziców w szatni), potem list do wszystkich rodziców jednego dnia, na końcu rozmowy indywidualne. Rodzinie w trudnej sytuacji często wystarczy rozłożenie zmiany na dwa etapy.
Jak przygotować podwyżkę krok po kroku?
Przykładowy harmonogram dla podwyżki od 1 września:
| Kiedy | Co zrobić |
|---|---|
| Styczeń | Policz koszt dziecka za poprzedni rok i prognozę kosztów na kolejny (wynagrodzenia, wyżywienie, media, najem). |
| Luty | Ustal kwotę podwyżki i próg ryzyka. Sprawdź zapisy umowy z rodzicami dotyczące zmiany opłat. |
| Marzec | Rozmowa z kadrą. Przygotowanie listu do rodziców i odpowiedzi na najczęstsze pytania. |
| Marzec–kwiecień | List do rodziców razem z informacją o naborze na nowy rok. Nowy cennik w materiałach rekrutacyjnych. |
| Kwiecień–maj | Rozmowy indywidualne z rodzinami, które mają wątpliwości. Aneksy lub nowe umowy, jeśli są wymagane. |
| Wrzesień | Nowa opłata obowiązuje. Po 3 miesiącach sprawdź, ile rodzin odeszło i czy założenia się sprawdziły. |
Taki rytm warto powtarzać co roku. Rodzice szybko przyzwyczajają się, że wiosną dostają informację o warunkach na kolejny rok, i przestają traktować ją jak zaskoczenie.
Jakich błędów unikać?
- Przepraszanie za podwyżkę. Tłumacz, ale nie przepraszaj. Podwyżka to decyzja biznesowa, nie wina.
- Ogłaszanie jej tuż przed wakacjami bez wcześniejszej zapowiedzi. Rodzice nie mają czasu, żeby się przygotować.
- Różne wersje dla różnych rodziców. W małej społeczności wszystko wychodzi na jaw.
- Ustalanie ceny wyłącznie według konkurencji. Inna placówka ma inny budynek, inną kadrę i inne koszty.
- Brak rezerwy. Czesne powinno pozwalać przetrwać 2–3 miesiące niespodziewanych kosztów, np. zwolnienie lekarskie kilku osób jednocześnie.
Z kim porozmawiać o czesnym, jeśli nie z konkurencją?
O czesnym nie porozmawiasz z koleżanką z placówki w tej samej dzielnicy. A to właśnie doświadczenia innych właścicielek są tu najcenniejsze: ile podniosły, jak to ogłosiły, ile rodzin odeszło i czego żałują.
W Radzie Śląskich Liderek Edukacji przy jednym stole siedzą właścicielki z różnych miast regionu. „Czesne i rodzice” to temat pierwszego kwartału. Zobacz tematy roku albo zarezerwuj miejsce.
Najczęstsze pytania
O ile procent można podnieść czesne?
Nie ma jednej właściwej wartości. Punktem wyjścia jest wzrost Twoich kosztów, przede wszystkim wynagrodzeń. Mniejsze, coroczne korekty są dla rodziców łatwiejsze do przyjęcia niż jedna duża podwyżka po kilku latach.
Z jakim wyprzedzeniem trzeba ogłosić podwyżkę?
Decyduje umowa z rodzicami. Dobrą praktyką jest ogłoszenie zmiany na kilka miesięcy przed jej wejściem w życie, najlepiej w okresie naboru na nowy rok.
Czy podwyżka może dotyczyć tylko nowych rodzin?
Tak, to częsta praktyka. Nowy cennik obowiązuje od kolejnego naboru, a dotychczasowe rodziny przechodzą na niego później lub łagodniej.
Czy dotacja z gminy ogranicza wysokość czesnego?
Zasady dotowania przedszkoli niepublicznych określa ustawa o finansowaniu zadań oświatowych. W przypadku placówek korzystających z dotacji na określonych warunkach (np. przedszkoli niepublicznych realizujących zasady przedszkoli publicznych) opłaty są ograniczone. Sprawdź, w jakim trybie działa Twoja placówka.
Co zrobić, gdy rodzic grozi rezygnacją?
Porozmawiaj indywidualnie, wyjaśnij powód i zapytaj, co jest dla rodziny problemem. Czasem pomaga rozłożenie zmiany w czasie. Nie zmieniaj jednak decyzji dla jednej osoby, bo inni rodzice szybko się o tym dowiedzą.
Co przeczytać dalej?
- Decyzja o 23:00. Jak podejmować trudne decyzje, gdy prowadzisz placówkę sama
- Nauczycielka odchodzi w trakcie roku. Plan dla właścicielki prywatnej placówki
- Jak wygląda spotkanie Rady
Źródła i zakres
- Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. 2017 poz. 2203, ISAP)
- Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (ISAP)
- Program Aktywny Rodzic – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (gov.pl)
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z prawnikiem lub księgową.